Jour 13

Comment fonctionne l'incorporation au Québec?

Dans le parcours de tout entrepreneur.e, il arrive des moments décisifs où il faut déterminer la personnalité juridique la plus appropriée pour son entreprise. Frédérique Lissoir, avocate pratiquante en droit commercial, PI et fondatrice de Propulsio 360 nous partage quelques astuces pour mieux comprendre les différentes formes d’entreprise ainsi que leur fonctionnement. 

Qu’est-ce que l’incorporation d’entreprise ?

« C’est le processus de constituer une société par actions, une personne morale distincte de ses fondateurs ou propriétaires. Elle a une personnalité juridique indépendante, une entité distincte des individus qui la composent. Une fois constituée, la société est propriétaire des actifs de l’entreprise comme les clients, les produits, les biens et les revenus. Elle est également responsable des différentes dépenses et obligations de l’entreprise : salaires, loyer, impôts sur le revenu et taxes de vente à la consommation. » 

 

Quelles sont les principales différences entre l’entreprise individuelle/travailleur autonome et l’entreprise incorporée ?

« Il n’existe aucune différence entre l’entreprise individuelle et la personne physique ou « travailleur autonome », ils ne font qu’un. En effet, en tant que représentant de l’entreprise, l’individu partage son patrimoine, déclare les revenus de l’entreprise dans ses impôts personnels et est personnellement responsables des obligations de l’entreprise (clients, fournisseurs, sous-traitants, créanciers, etc.). L’entreprise incorporée (société par actions), quant à elle, est une entité distincte de l’individu. À cet effet, elle accomplit toutes ses activités en son propre nom.

Par exemple, en tant qu’entreprise individuelle, je peux utiliser mon nom et prénom pour mon entreprise. Toutefois, si je décide de faire affaires sous un autre nom, tout en étant une entreprise individuelle, je suis obligée de m’inscrire au Registraire des entreprises en payant des frais de 42$. Ce processus est impératif pour que les autres entreprises soient capables de retrouver une autre entreprise en ligne. Aussi, il faut noter que si un individu possède un nom très commun au Québec, il est indispensable de s’enregistrer. »

 

À qui l’incorporation convient-elle davantage ? Quels facteurs sont à considérer ?

« La bonne et la mauvaise nouvelle, c’est qu’il n’y a pas de liste magique ! Ce que je recommande toujours aux entrepreneur·e·s, c’est d’observer certains critères particuliers.

 

Le seuil d’imposition du revenu

Le premier critère concerne le seuil de revenu. À cet égard, il faut se demander s’il est plus avantageux pour un individu d’être imposé comme une personne ou en tant qu’incorporation. Au Québec, au-delà d’un certain seuil de revenu, le gouvernement impose le paiement de plus de 52% d’impôts sur vos revenus. À ce propos, j’ai un prof en droit qui disait souvent qu’il y a deux choses qui sont certaines dans la vie : la mort et les impôts. Tout cela pour dire qu’on ne peut pas éviter ces deux choses mais, on peut les rendre plus efficaces.

 

Les risques de l’entreprise

Au niveau du deuxième critère, vous devez vous interroger sur les risques inhérents aux activités de votre entreprise. Convient-il d’avoir une personnalité juridique distincte ? Plus précisément, il faut se demander si la personne physique s’expose à des risques d’être poursuivie en justice.

Votre produit ou service est-il dangereux ? En effet, certains produits peuvent être inflammables et, contracter une police d’assurance permet aux entrepreneur·e·s de séparer la responsabilité personnelle et professionnelle. L’industrie agro-alimentaire vient aussi à l’esprit.

 

L’inventaire

Troisièmement, il faut étudier l’inventaire de son entreprise. Dans la plupart des cas, les artisan.es ont beaucoup d’inventaires et de nombreuses responsabilités qui en découlent. Je conseille donc d’évaluer si la personne physique souhaite assumer cette responsabilité ou la déléguer à une personnalité juridique distincte.

 

Les employés

Pour finir, embaucher des employés entraîne également des responsabilités. S’il y a un problème avec la CNSST, tu peux être personnellement poursuivi en tant que travailleur.se autonome.

En résumé, il faut étudier s’il est plus avantageux d’assumer ces différentes responsabilités ou de les transférer à une société par actions incorporée.» 

 

Est-ce que l’incorporation est la forme d’entreprise à privilégier pour les artisan.es ? Pourquoi ?

« Je dirais que l’incorporation d’une société par actions constitue un choix personnel. Il est certain que si l’on considère les facteurs énumérés ci-dessus et que l’on répond oui à une de ces questions, il peut être judicieux de se constituer en société par actions. Cependant, je recommande souvent de prendre en considération le revenu total d’une personne. 

La création d’une entreprise incorporée peut s’avérer judicieux au niveau des dépenses et du traitement fiscal de l’ensemble des revenus. À titre d’exemple, si la personne exerce également un autre emploi (temps plein, temps partiel) ou gagne des revenus connexes, l’incorporation permet d’optimiser le traitement fiscal et de n’utiliser que les montants nécessaires. »

 

Quels sont les inconvénients à l’incorporation ?

« L’incorporation est plus coûteuse dans le sens où l’entreprise doit payer les frais d’incorporation plus dispendieux. Un.e entrepreneur.e peut également payer les honoraires des avocats, les frais au Registraire des entreprises.

D’un autre côté, les obligations d’une société par actions sont plus lourdes administratrivement et plus coûteuses d’un point de vue comptable (préparation des états financiers, des déclarations d’impôts distinctes, etc.) et légal (tenue à jour d’un livre de société, etc.). » 

 

Quelles sont les étapes à suivre pour incorporer une entreprise ?

« D’abord, vous devez déterminer le régime juridique de l’entreprise : fédéral ou provincial. Ensuite, pour incorporer son entreprise, il faut choisir le nom de la société. La Loi sur la publicité légale des entreprises exige que vous enregistriez votre entreprise en utilisant un nom Français. Il existe plusieurs techniques pour contourner cette exigence. Par exemple, en enregistrant Propulsio qui signifie propulser en latin, j’ai ajouté les mots “conseillers d’affaires” pour qu’il soit accepté par le Registraire des entreprises. Vous avez également l’option de créer une compagnie à désignation numérique.

À la fin de ces deux étapes, il faut créer les documents constitutifs et définir les statuts

de la société. Il s’agit des documents constitutifs qui précédent l’organisation de l’entreprise. Par exemple, les documents portant sur les catégories d’actions, la date de création de l’entreprise ainsi que le siège social de l’entreprise.

D’un autre côté, il est nécessaire de s’occuper de l’organisation interne de la société. Durant cette phase, l’entreprise crée un livre de société permettant la mise à jour du registre pour les administrateurs, actionnaires ainsi que le nombre d’actions émises et payées. C’est également l’étape au cours de laquelle les administrateurs sont élus. En bref, on crée toute l’histoire de la société à ce moment-là.

Enfin, les actions doivent être émises pour avoir une société incorporée dûment organisée. »

 

Doit-on s’incorporer au provincial ou au fédéral ? Quelles sont les différences ?

« En 2014, suite à la refonte de la Loi du Québec, la Loi provinciale et la Loi fédérale sont devenues très proches, voire presque similaires. Cependant, il y a certains aspects où il y a plus de restrictions au fédéral. Ainsi, au fédéral, l’élection d’un conseil d’administration constitué de 25% d’administrateurs qui sont résidents canadiens est obligatoire. Une telle restriction n’existe pas au Québec.

Par ailleurs, une personne qui incorpore son entreprise au fédéral doit avoir son siège social au Canada tandis que celle qui le fait au provincial doit avoir son siège social au Québec. Pour finir, j’aimerais souligner que la plupart des personnes qui incorporent leur entreprise au Québec le font parce que le fédéral exige des frais de 200$ de plus que le provincial. » 

 

Une société par actions doit-elle absolument avoir un conseil d’administration ?

« La réponse à cette question est oui, au niveau fédéral, une société par actions doit impérativement avoir un conseil d’administration. Toutefois, au provincial, le conseil d’administration n’est pas toujours obligatoire parce qu’un actionnaire unique peut choisir de ne pas élire de conseil d’administration en ayant, par déclaration écrite, retiré tous les pouvoirs normalement réservés au conseil d’administration par la Loi, pour se les approprier au préalable. » 

 

Quelles sont les autres formes d’entreprises qui pourraient être appropriées aux artisans? À quelles conditions ?
Société en nom collectif

« La société en nom collectif permet de tester un partenariat tout en fonctionnant comme un travailleur.se autonome. Cette option est très peu coûteuse. Je conseille souvent aux entrepreneur·e·s de commencer avec cette option pour s’incorporer par la suite. 

 

OBNL

Une OBNL fonctionne comme une société par actions sauf qu’ il existe toutes sortes de règles beaucoup plus sévères. Bien souvent, constituer une OBNL est attrayant parce qu’une OBNL ne paie pas d’impôts. Mais, cela sous-entend que la gestion interne et la gestion comptable sont excessivement sévères.

Par ailleurs, une OBNL exige beaucoup plus d’organisation ainsi que la constitution d’un conseil d’administration obligatoire. Il s’agit d’une structure d’entreprise où le fondateur peut se faire expulser, qu’il soit membre du conseil d’administration ou même directeur général.

 

COOP

C’est un modèle d’entreprise très répandu chez les artisan·e·s parce que ça permet de regrouper des ressources et d’agir en groupe. En achetant des matériaux bruts en gros, les entrepreneur.e.s peuvent bénéficier d’un tarif préférentiel. Je dirais que c’est comme le Costco du monde artisanal. 

Aussi, la COOP constitue un modèle très solidaire. En ce sens, les revenus supplémentaires de la coopérative sont redistribués entre les membres. Par ailleurs, son fonctionnement est semblable à celui d’une OBNL puisqu’il y a un conseil d’administration et que le fondateur s’expose au risque d’être expulsé. »

 

Quels conseils donneriez-vous à un artisan qui songe à incorporer son entreprise ?

« Je dirais qu’il faut s’entourer de professionnels, parler avec un.e comptable, un.e avocat.e ou les deux. Le.la comptable sera capable de déterminer s’il s’agit d’une bonne option pour l’artisan.e. L’avocat.e sera en mesure d’évaluer si ça vaut la peine de le faire à ce stade-ci dans le temps. » 

 

Quels sont les pièges à éviter ?

« Si vous êtes travailleur.se autonome depuis plusieurs années et que vous commencez à gagner beaucoup d’argent et à avoir beaucoup de stocks, d’actifs, etc., au moment de l’incorporation, vous devrez vendre vos actifs à la société. Mais, les gens négligent souvent cette étape.

Vous devez faire un traitement formel sans être taxé là-dessus. On appelle cela un roulement des actifs. Si vous ne le faites pas, vous aurez une mauvaise surprise avec Revenu Canada ou Revenu Québec. »

 

Y a-t-il un moment, au cours de l’évolution d’une entreprise, où sa constitution légale doit être remise en question ? Lequel ?

« Quand vous avez plusieurs projets, prenez en considération toutes les choses que j’ai mentionnées plus haut.

Un autre cas de figure, c’est quand vous avez des projets de collaboration avec d’autres artisan.e.s ou quand vous décidez d’exporter vos produits à l’étranger. Parfois, c’est plus avantageux d’avoir une société incorporée. C’est pourquoi il faut consulter un.e avocat.e. Peut-être que votre constitution est correcte ou peut-être que vous devez créer une autre entreprise en Ontario parce que vous songez à avoir des subventions.

D’un autre côté, si par exemple vous souhaitez exporter vos produits sans donner à vos partenaires accès aux activités de votre entreprise principale. Et, qu’il s’agit d’un projet précis où vous décidez d’organiser avec eux un festival. Dans ce cas, il peut être pertinent de vouloir créer une société distincte de la vôtre. Je dirais que quand un.e entrepreneur.e exporte, même pour constituer des partenariats, je suggère de réviser la structure.

L’autre cas de figure, c’est quand l’entreprise génère des revenus importants. »

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