Incorporez votre entreprise

C’est le processus de constituer une société par actions, une personne morale distincte de ses fondateurs ou propriétaires. Elle a une personnalité juridique indépendante, une entité distincte des individus qui la composent. Une fois constituée, la société est propriétaire des actifs de l’entreprise comme les clients, les produits, les biens et les revenus. Elle est également responsable des différentes dépenses et obligations de l’entreprise : salaires, loyer, impôts sur le revenu et taxes de vente à la consommation.

« Il n’existe aucune différence entre l’entreprise individuelle et la personne physique ou « travailleur autonome », ils ne font qu’un. En effet, en tant que représentant de l’entreprise, l’individu partage son patrimoine, déclare les revenus de l’entreprise dans ses impôts personnels et est personnellement responsables des obligations de l’entreprise (clients, fournisseurs, sous-traitants, créanciers, etc.). L’entreprise incorporée (société par actions), quant à elle, est une entité distincte de l’individu. À cet effet, elle accomplit toutes ses activités en son propre nom.

Par exemple, en tant qu’entreprise individuelle, je peux utiliser mon nom et prénom pour mon entreprise. Toutefois, si je décide de faire affaires sous un autre nom, tout en étant une entreprise individuelle, je suis obligée de m’inscrire au Registraire des entreprises en payant des frais de 42$. Ce processus est impératif pour que les autres entreprises soient capables de retrouver une autre entreprise en ligne. Aussi, il faut noter que si un individu possède un nom très commun au Québec, il est indispensable de s’enregistrer. »

La bonne et la mauvaise nouvelle, c’est qu’il n’y a pas de liste magique ! Ce que je recommande toujours aux entrepreneur·e·s, c’est d’observer certains critères particuliers.

Le seuil d’imposition du revenu

Le premier critère concerne le seuil de revenu. À cet égard, il faut se demander s’il est plus avantageux pour un individu d’être imposé comme une personne ou en tant qu’incorporation. Au Québec, au-delà d’un certain seuil de revenu, le gouvernement impose le paiement de plus de 52% d’impôts sur vos revenus. À ce propos, j’ai un prof en droit qui disait souvent qu’il y a deux choses qui sont certaines dans la vie : la mort et les impôts. Tout cela pour dire qu’on ne peut pas éviter ces deux choses mais, on peut les rendre plus efficaces.

Les risques de l’entreprise

Au niveau du deuxième critère, vous devez vous interroger sur les risques inhérents aux activités de votre entreprise. Convient-il d’avoir une personnalité juridique distincte ? Plus précisément, il faut se demander si la personne physique s’expose à des risques d’être poursuivie en justice.

Votre produit ou service est-il dangereux ? En effet, certains produits peuvent être inflammables et, contracter une police d’assurance permet aux entrepreneur·e·s de séparer la responsabilité personnelle et professionnelle. L’industrie agro-alimentaire vient aussi à l’esprit.

L’inventaire

Troisièmement, il faut étudier l’inventaire de son entreprise. Dans la plupart des cas, les artisan.es ont beaucoup d’inventaires et de nombreuses responsabilités qui en découlent. Je conseille donc d’évaluer si la personne physique souhaite assumer cette responsabilité ou la déléguer à une personnalité juridique distincte.

Les employés

Pour finir, embaucher des employés entraîne également des responsabilités. S’il y a un problème avec la CNSST, tu peux être personnellement poursuivi en tant que travailleur.se autonome.

En résumé, il faut étudier s’il est plus avantageux d’assumer ces différentes responsabilités ou de les transférer à une société par actions incorporée.» 

L’incorporation est plus coûteuse dans le sens où l’entreprise doit payer les frais d’incorporation plus dispendieux. Un.e entrepreneur.e peut également payer les honoraires des avocats, les frais au Registraire des entreprises.

D’un autre côté, les obligations d’une société par actions sont plus lourdes administrativement et plus coûteuses d’un point de vue comptable (préparation des états financiers, des déclarations d’impôts distinctes, etc.) et légal (tenue à jour d’un livre de société, etc.).

Toutefois, il existe des options abordables de l’incorporation et la maintenance corporative à la déclaration d’impôts et la tenue de livres.

« D’abord, vous devez déterminer le régime juridique de l’entreprise : fédéral ou provincial. Ensuite, pour incorporer son entreprise, il faut choisir le nom de la société. La Loi sur la publicité légale des entreprises exige que vous enregistriez votre entreprise en utilisant un nom Français. Il existe plusieurs techniques pour contourner cette exigence. Par exemple, en enregistrant Propulsio qui signifie propulser en latin, j’ai ajouté les mots “conseillers d’affaires” pour qu’il soit accepté par le Registraire des entreprises. Vous avez également l’option de créer une compagnie à désignation numérique.

À la fin de ces deux étapes, il faut créer les documents constitutifs et définir les statuts

de la société. Il s’agit des documents constitutifs qui précédent l’organisation de l’entreprise. Par exemple, les documents portant sur les catégories d’actions, la date de création de l’entreprise ainsi que le siège social de l’entreprise.

D’un autre côté, il est nécessaire de s’occuper de l’organisation interne de la société. Durant cette phase, l’entreprise crée un livre de société permettant la mise à jour du registre pour les administrateurs, actionnaires ainsi que le nombre d’actions émises et payées. C’est également l’étape au cours de laquelle les administrateurs sont élus. En bref, on crée toute l’histoire de la société à ce moment-là.

Enfin, les actions doivent être émises pour avoir une société incorporée dûment organisée. »

« D’abord, vous devez déterminer le régime juridique de l’entreprise : fédéral ou provincial. Ensuite, pour incorporer son entreprise, il faut choisir le nom de la société. La Loi sur la publicité légale des entreprises exige que vous enregistriez votre entreprise en utilisant un nom Français. Il existe plusieurs techniques pour contourner cette exigence. Par exemple, en enregistrant Propulsio qui signifie propulser en latin, j’ai ajouté les mots “conseillers d’affaires” pour qu’il soit accepté par le Registraire des entreprises. Vous avez également l’option de créer une compagnie à désignation numérique.

À la fin de ces deux étapes, il faut créer les documents constitutifs et définir les statuts

de la société. Il s’agit des documents constitutifs qui précédent l’organisation de l’entreprise. Par exemple, les documents portant sur les catégories d’actions, la date de création de l’entreprise ainsi que le siège social de l’entreprise.

D’un autre côté, il est nécessaire de s’occuper de l’organisation interne de la société. Durant cette phase, l’entreprise crée un livre de société permettant la mise à jour du registre pour les administrateurs, actionnaires ainsi que le nombre d’actions émises et payées. C’est également l’étape au cours de laquelle les administrateurs sont élus. En bref, on crée toute l’histoire de la société à ce moment-là.

Enfin, les actions doivent être émises pour avoir une société incorporée dûment organisée. »

« En 2014, suite à la refonte de la Loi du Québec, la Loi provinciale et la Loi fédérale sont devenues très proches, voire presque similaires. Cependant, il y a certains aspects où il y a plus de restrictions au fédéral. Ainsi, au fédéral, l’élection d’un conseil d’administration constitué de 25% d’administrateurs qui sont résidents canadiens est obligatoire. Une telle restriction n’existe pas au Québec.

Par ailleurs, une personne qui incorpore son entreprise au fédéral doit avoir son siège social au Canada tandis que celle qui le fait au provincial doit avoir son siège social au Québec. Pour finir, j’aimerais souligner que la plupart des personnes qui incorporent leur entreprise au Québec le font parce que le fédéral exige des frais de 200$ de plus que le provincial. »

« La réponse à cette question est oui, au niveau fédéral, une société par actions doit impérativement avoir un conseil d’administration. Toutefois, au provincial, le conseil d’administration n’est pas toujours obligatoire parce qu’un actionnaire unique peut choisir de ne pas élire de conseil d’administration en ayant, par déclaration écrite, retiré tous les pouvoirs normalement réservés au conseil d’administration par la Loi, pour se les approprier au préalable. » 

« Je dirais qu’il faut s’entourer de professionnels, parler avec un.e comptable, un.e avocat.e ou les deux. Le.la comptable sera capable de déterminer s’il s’agit d’une bonne option pour l’entrepreneur.e. L’avocat.e sera en mesure d’évaluer si ça vaut la peine de le faire à ce stade-ci dans le temps. » 

«Si vous êtes travailleur.se autonome depuis plusieurs années et que vous commencez à gagner beaucoup d’argent et à avoir beaucoup de stocks, d’actifs, etc., au moment de l’incorporation, vous devrez vendre vos actifs à la société. Mais, les gens négligent souvent cette étape.

Vous devez faire un traitement formel sans être taxé là-dessus. On appelle cela un roulement des actifs. Si vous ne le faites pas, vous aurez une mauvaise surprise avec Revenu Canada ou Revenu Québec.»

« Quand vous avez plusieurs projets, prenez en considération toutes les choses que j’ai mentionnées plus haut.

Un autre cas de figure, c’est quand vous avez des projets de collaboration avec d’autres entreprises ou quand vous décidez d’exporter vos produits à l’étranger. Parfois, c’est plus avantageux d’avoir une société incorporée. C’est pourquoi il faut consulter un.e avocat.e. Peut-être que votre constitution est correcte ou peut-être que vous devez créer une autre entreprise en Ontario parce que vous songez à avoir des subventions.

D’un autre côté, si par exemple vous souhaitez exporter vos produits sans donner à vos partenaires accès aux activités de votre entreprise principale. Et, qu’il s’agit d’un projet précis où vous décidez d’organiser avec eux un festival. Dans ce cas, il peut être pertinent de vouloir créer une société distincte de la vôtre. Je dirais que quand un.e entrepreneur.e exporte, même pour constituer des partenariats, je suggère de réviser la structure.

L’autre cas de figure, c’est quand l’entreprise génère des revenus importants. »

La bonne et la mauvaise nouvelle, c’est qu’il n’y a pas de formule magique ! Chez Propulsio 360, nous recommandons toujours aux entrepreneurs de tenir compte des aspects suivants :

Le seuil d’imposition

Le premier aspect à considérer est le seuil d’imposition. À cet égard, il faut se demander s’il est plus avantageux pour un individu d’être imposé en tant que » personne » ou en tant que » société «. Au Québec, au-delà d’un certain seuil de revenu, le gouvernement impose un taux d’imposition de plus de 52 % de l’impôt sur le revenu.

Risques liés à l’activité

L’entrepreneur doit évaluer les risques inhérents à l’activité de son entreprise. Est-il opportun d’avoir une entité juridique distincte ? Plus précisément, ils doivent se demander s’ils s’exposent au risque d’être poursuivis en justice. Leur produit ou service est-il dangereux ? Certains produits peuvent être inflammables et la souscription d’une police d’assurance permet aux entrepreneurs de séparer leur responsabilité personnelle de leur responsabilité professionnelle. Certains secteurs d’activité sont intrinsèquement plus risqués (par exemple, l’industrie alimentaire).

Stock

Considérez le niveau de stock dont l’entreprise a besoin. Dans de nombreux cas, comme dans celui des artisans, l’entreprise a besoin d’un stock important, ce qui entraîne des responsabilités supplémentaires. Nous vous conseillons donc d’évaluer si l’individu souhaite assumer cette responsabilité ou la déléguer à une entité juridique distincte.

Employés

Enfin, l’embauche d’employés s’accompagne également de responsabilités. En tant qu’indépendant, vous pouvez être poursuivi personnellement en cas de problème ou de conflit.

En résumé, une évaluation de ces facteurs peut vous aider à déterminer s’il est plus avantageux d’assumer ces responsabilités ou de les transférer à une société constituée en personne morale.

Tout d’abord, vous devez déterminer le statut juridique de l’entreprise : fédéral ou provincial. Ensuite, pour constituer votre entreprise, vous devez choisir le nom de la société. La loi sur la publicité légale exige que vous enregistriez votre entreprise en utilisant un nom français au Québec. Il existe plusieurs techniques pour contourner cette exigence. Renseignez-vous sur nos services de création de noms d’entreprise et de marques de commerce. Vous avez également la possibilité de créer une entreprise avec une désignation numérique.

À l’issue de ces deux étapes, il est nécessaire de créer les documents constitutifs et de définir le statut de la société. Il s’agit des documents fondateurs qui précèdent l’organisation de l’entreprise. Par exemple, les documents concernant les catégories d’actions, la date de création de la société et le siège social de la société.

D’autre part, il faut s’occuper de l’organisation interne de la société. Au cours de cette phase, la société crée un livre de société permettant la mise à jour du registre pour les administrateurs, les actionnaires ainsi que le nombre d’actions émises et payées. C’est également à cette étape que les administrateurs sont élus. En bref, toute l’histoire de la société est créée à ce moment-là.

Enfin, les actions doivent être émises pour que la société soit correctement organisée.

Nos services d’incorporation et notre équipe juridique peuvent vous aider à franchir toutes les étapes.